Intexim preia și introduce datele din facturi în sistemul ERP al clientului, respectând regulile și instrucțiunile stabilite împreună cu clientul. Regulile nu trebuie să fie complete înainte de începerea activității; le putem clarifica și documenta împreună pe parcursul proiectului.
În funcție de modul de lucru preferat, datele pot fi introduse direct în sistemul clientului sau livrate într-un fișier structurat, pregătit pentru import.
Ce poate include serviciul
Introducerea directă în sistem
Folosim accesul și instrucțiunile furnizate de client pentru a introduce informațiile solicitate în interfața ERP aprobată.
Pregătirea fișierelor pentru import
Putem livra datele într-un fișier CSV, Excel sau într-un alt format stabilit împreună cu clientul, respectând structura și regulile de validare agreate.
Gestionarea excepțiilor
Atunci când o factură conține informații lipsă, neclare sau contradictorii, marcăm înregistrarea ca excepție și o trimitem spre verificare personalului desemnat de client.
Cum configurăm proiectul
- Analizăm câteva exemple reprezentative de facturi și stabilim ce informații trebuie preluate.
- Stabilim împreună cu clientul regulile inițiale de introducere a datelor și cerințele privind formatul final, iar clientul ne furnizează instrucțiunile de acces necesare activității.
- Introducem datele și efectuăm verificările stabilite împreună cu clientul.
- Livrăm înregistrările finalizate, împreună cu o listă clară a situațiilor care necesită verificare suplimentară.
Limitele serviciului
Serviciul nu include procesarea plăților, validarea contabilă, reconcilierea, luarea deciziilor fiscale sau interpretarea independentă a documentelor.
Aceste verificări și decizii rămân în responsabilitatea clientului.
Întrebări frecvente
Lucrați cu un anumit sistem ERP?
Serviciul nu este limitat la un anumit furnizor ERP. Putem lucra în sistemul sau în formatul de fișier aprobat de client, după ce primim accesul și instrucțiunile necesare.
Puteți valida tratamentul contabil al unei facturi?
Nu. Aplicăm regulile de introducere a datelor stabilite împreună cu clientul. Înregistrările care necesită o decizie contabilă, fiscală sau o interpretare suplimentară sunt semnalate și transmise spre verificare personalului desemnat de client.
Puteți pregăti fișiere pentru import?
Da. Stabilim împreună cu clientul câmpurile necesare, structura fișierului, regulile de validare și cerințele tehnice pentru import. Importul efectiv rămâne în responsabilitatea clientului, dacă nu se stabilește altfel.
Ce se întâmplă cu facturile care conțin informații neclare?
Acestea sunt marcate ca excepții și transmise personalului desemnat de client prin procesul de escaladare stabilit împreună.
Discutați cu noi
Spuneți-ne ce tipuri de facturi aveți și ce informații doriți să preluăm. După ce stabilim o metodă adecvată de transfer, ne puteți pune la dispoziție câteva exemple reprezentative. Echipa Intexim va analiza cerințele și va propune un flux de lucru potrivit proiectului.